Sviluppo di software gestionali: sistemi ERP, CRM e di back office

Mesterséges Intelligencia Központ Kft. è un'azienda di sviluppo software con sede a Budapest: sviluppiamo sistemi ERP, CRM e di back office su misura, con integrazioni e intelligenza artificiale, e attualmente stiamo lavorando a un grande sistema ERP e CRM.

In sintesi: il sistema si basa sui processi dell'azienda, e non il contrario. Colleghiamo NAV Online Számla, il programma di fatturazione, la banca e il negozio online e, dopo la consegna, ci occupiamo anche della gestione del sistema. Il codice sorgente e i diritti d'uso sono regolati dal contratto.

Quali sistemi sviluppiamo?

Il software gestionale sostiene l'operatività quotidiana dell'azienda: che cosa ha venduto e a chi, che cosa c'è in magazzino, chi lavora a che cosa, a quanto ammontano i crediti da incassare. Si divide in tre grandi famiglie, e il confine tra loro è spesso sfumato:

Sistema	A che cosa serve	Componenti tipici
ERP (sistema di pianificazione delle risorse aziendali)	le risorse dell'azienda in un unico posto	magazzino, acquisti, vendite, produzione, finanza
CRM (sistema di gestione delle relazioni con i clienti)	il monitoraggio dei clienti e delle vendite	scheda cliente, offerte, processo di vendita, assistenza clienti
Sistema amministrativo (back office)	l'amministrazione dietro le quinte	fatturazione, contratti, ordini di lavoro, approvazioni

Con un sistema su misura si realizza solo ciò di cui l'azienda ha davvero bisogno, e nel modo in cui vi si lavora: non occorre adattare l'operatività alla logica di un prodotto preconfezionato. I nostri articoli ERP su misura o ERP pronto personalizzato? e Quando conviene sviluppare un CRM su misura? spiegano in dettaglio quando conviene la strada su misura per un ERP o un CRM.

I moduli che compongono un sistema di back office

I componenti più comuni, con cui costruiamo il sistema secondo le esigenze dell'azienda:

Scorte e magazzino: anagrafica articoli, ubicazioni, carico merci, scarico merci, inventario, controllo della scorta minima.
Fatturazione e finanza: preventivo, ordine, fattura proforma, fattura, monitoraggio dei crediti e degli incassi.
Progetti e ordini di lavoro: attività, responsabili, tempi e costi impiegati, pianificazione delle risorse.
Clienti e vendite: storico del cliente, referenti, funnel di vendita, monitoraggio delle offerte, ticket di assistenza.
Permessi: accesso in base ai ruoli; il registro delle modifiche mostra chi ha cambiato che cosa e quando.
Report: report direzionali, cruscotto, esportazione in foglio di calcolo.

Integrazioni: che cosa colleghiamo

Un software gestionale è davvero utile se non è un'isola. Ecco come lo colleghiamo agli altri sistemi dell'azienda:

NAV Online Számla: invio dei dati delle fatture tramite l'interfaccia automatica della NAV, con elaborazione delle conferme di ricezione.
Servizi di fatturazione: se la fatturazione resta in un servizio esterno, ad esempio Számlázz.hu o Billingo, tramite la loro interfaccia.
Banche: l'importazione degli estratti conto e delle transazioni, e la riconciliazione degli accrediti con le fatture.
Negozi online: la sincronizzazione di ordini, giacenze e prezzi tra il negozio online e il sistema centrale.
Corrieri e altri sistemi: spedizione dei pacchi, posta elettronica, calendario, un ERP o CRM esistente (tramite API, webhook o scambio di file pianificato).

Se un sistema non ha un'interfaccia pubblica, scegliamo insieme il modo di collegarlo durante l'analisi dei requisiti. Sul collegamento dei sistemi e sull'automazione del lavoro ripetitivo può leggere di più nella pagina Automazione dei processi.

L'intelligenza artificiale nel software gestionale

I grandi modelli linguistici (ChatGPT di OpenAI, Claude di Anthropic, Gemini di Google) sono utili là dove finora una persona leggeva, copiava o redigeva testi:

Documenti: il sistema estrae i dati delle fatture in arrivo, dei documenti di trasporto e degli ordini e li registra, predisposti per il controllo.
Posta elettronica: classifica le e-mail in arrivo e scrive una bozza di risposta nella scheda cliente.
Domande sui dati: al sistema si possono fare domande in linguaggio comune, ad esempio: «A quale delle nostre offerte non è ancora arrivata una risposta?»
Riepilogo: prima di una trattativa riassume l'intera storia del cliente.

Dove un errore costa denaro, l'IA propone e una persona approva. Del collegamento dei modelli e della protezione dei dati parliamo nella pagina Integrazione dell'IA.

Il passaggio dal sistema esistente

Un progetto di questo tipo raramente parte da zero: l'azienda ha già un foglio di calcolo, un vecchio programma o un sistema pronto. Le fasi del passaggio:

Analisi: quali dati, processi e collegamenti esistono, che cosa funziona bene e che cosa no.
Mappatura dei dati: dove va a finire ciascun dato del vecchio sistema e che cosa occorre sistemare (clienti duplicati, anagrafica articoli incompleta).
Migrazione di prova: i vecchi dati vengono trasferiti in un ambiente di test, dove gli utenti chiave li verificano.
Passaggio: per fasi, oppure con un breve funzionamento in parallelo del vecchio e del nuovo sistema, perché il lavoro quotidiano non si fermi.
Assistenza post-avvio: correzione dei bug e gestione dopo l'avvio in produzione.

Non occorre sostituire tutto in una volta. Spesso la strada percorribile è affiancare prima il nuovo modulo al vecchio sistema e far dialogare i due tramite un'interfaccia.

La nostra esperienza

Attualmente stiamo sviluppando un grande sistema ERP e CRM; non rendiamo noti i nomi del cliente e del prodotto. Questo lavoro ci ha insegnato che in un software gestionale la parte difficile raramente sono le schermate. Sono il modello dei dati, i permessi, le integrazioni e il recupero dei vecchi dati a decidere se i collaboratori useranno il sistema o se, accanto a esso, continueranno a tenere il loro foglio di calcolo.

Come lavoriamo?

Prima consulenza gratuita: che cosa deve saper fare il sistema e che cosa no.
Analisi dei requisiti e specifica con gli utenti chiave.
Misurazione della dimensione funzionale dello sviluppo in punti funzione COSMIC (ISO/IEC 19761), da cui nascono l'offerta e la pianificazione.
Sviluppo per fasi, con dimostrazioni regolari.
Consegna: il codice sorgente e i diritti d'uso sono regolati dal contratto.
Gestione e manutenzione.

Su richiesta firmiamo un accordo di riservatezza (NDA). Le fasi sono descritte nel dettaglio nella pagina Come lavoriamo.

Domande frequenti

ERP su misura o sistema pronto?

Se i processi dell'azienda si adattano bene a un sistema pronto e serve poca personalizzazione, il prodotto pronto è spesso la via più rapida ed economica, e lo diciamo apertamente. Lo sviluppo su misura conviene quando il modo di lavorare dell'azienda si discosta dalla logica dei prodotti preconfezionati, quando bisogna collegare molti sistemi o quando la personalizzazione costerebbe già più di un modulo proprio. È frequente anche una soluzione intermedia: il sistema pronto rimane e un modulo o un'integrazione su misura lo completa.

Di chi sarà il codice sorgente?

Il codice sorgente e i diritti d'uso sono regolati dal contratto.

Potete prendere in carico il nostro sistema esistente?

Dopo un'analisi, e dove è realizzabile, sì, in due modi: trasferiamo i dati del sistema esistente in un nuovo sistema, oppure prendiamo in carico l'ulteriore sviluppo e la gestione di un sistema su misura. Per la seconda strada servono il codice sorgente e gli accessi; dopo aver valutato lo stato del codice e dei dati, Le diciamo con franchezza quale sia la strada percorribile.

Da che cosa dipende il prezzo?

Dalla dimensione funzionale dello sviluppo, che misuriamo in punti funzione COSMIC (standard ISO/IEC 19761). Il metodo conta i movimenti di dati, cioè ingresso, uscita, lettura e scrittura (Entry, Exit, Read, Write), ed è quindi indipendente dalla tecnologia e dal team. Da questa dimensione ricaviamo l'offerta e la pianificazione; contano inoltre le integrazioni, i requisiti non funzionali (prestazioni, sicurezza, disponibilità), il design e la gestione. Dettagli: Prezzi.

Vi occupate anche della gestione?

Sì. Dopo la consegna ci occupiamo della gestione e della manutenzione: del monitoraggio del sistema, della correzione dei bug, degli aggiornamenti e dell'ulteriore sviluppo. Se desidera parlarci del Suo sistema, ci scriva ai recapiti indicati nella pagina Contatti.