Tworzenie oprogramowania biznesowego: systemy ERP, CRM i back-office

Mesterséges Intelligencia Központ Kft. to firma programistyczna z Budapesztu: tworzymy na zamówienie systemy ERP, CRM i back-office z integracjami i sztuczną inteligencją, a obecnie pracujemy nad dużym systemem ERP i CRM.

W skrócie: system opiera się na własnych procesach firmy, a nie odwrotnie. Podłączamy NAV Online Számla, program do fakturowania, bank i sklep internetowy, a po przekazaniu przejmujemy także eksploatację systemu. Kwestie kodu źródłowego i praw do korzystania reguluje umowa.

Jakie systemy tworzymy?

Oprogramowanie biznesowe obsługuje codzienne działanie firmy: co i komu sprzedano, co jest w magazynie, kto nad czym pracuje, ile wynoszą należności. Istnieją trzy duże rodziny takich systemów, a granica między nimi często się zaciera:

System	Do czego służy	Typowe elementy
ERP (system zarządzania przedsiębiorstwem)	zasoby firmy w jednym miejscu	zapasy, zakupy, sprzedaż, produkcja, finanse
CRM (system zarządzania relacjami z klientami)	śledzenie klientów i sprzedaży	karta klienta, oferty, proces sprzedaży, obsługa klienta
System back-office	administracja na zapleczu	fakturowanie, umowy, zlecenia pracy, zatwierdzanie

W systemie na zamówienie powstaje tylko to, czego firma naprawdę potrzebuje, i to tak, jak się w niej pracuje; nie trzeba dopasowywać działania firmy do logiki oprogramowania pudełkowego. Kiedy w przypadku ERP i CRM opłaca się rozwiązanie na zamówienie, szczegółowo wyjaśniają nasze artykuły ERP na zamówienie czy dostosowany gotowy ERP? oraz Kiedy opłaca się stworzyć CRM na zamówienie?.

Moduły, z których składa się system back-office

Najczęstsze elementy, z których składamy system zgodnie z potrzebami firmy:

Zapasy i magazyn: kartoteka towarowa, lokalizacje magazynowe, przyjęcie towaru, wydanie, inwentaryzacja, monitorowanie stanów minimalnych.
Fakturowanie i finanse: oferta cenowa, zamówienie, faktura pro forma, faktura, śledzenie należności i wpłat.
Projekty i zlecenia pracy: zadania, osoby odpowiedzialne, nakłady, planowanie zasobów.
Klienci i sprzedaż: historia klienta, osoby kontaktowe, lejek sprzedażowy, śledzenie ofert, zgłoszenia do obsługi klienta.
Uprawnienia: dostęp według ról; dzięki rejestrowi zmian widać, kto, co i kiedy zmienił.
Raporty: zestawienia dla kierownictwa, pulpit menedżerski, eksport do arkusza kalkulacyjnego.

Integracje: co podłączamy

Oprogramowanie biznesowe jest naprawdę przydatne wtedy, gdy nie jest samotną wyspą. Z pozostałymi systemami firmy łączymy je w ten sposób:

NAV Online Számla: węgierski system raportowania faktur do urzędu skarbowego w czasie rzeczywistym, z przesyłaniem danych faktur przez jego interfejs API i przetwarzaniem potwierdzeń.
Serwisy do fakturowania: jeśli fakturowanie pozostaje w zewnętrznym serwisie, na przykład w Számlázz.hu albo w Billingo, łączymy się przez jego interfejs.
Banki: import wyciągów bankowych i transakcji, dopasowywanie wpływów do faktur.
Sklepy internetowe: synchronizacja zamówień, stanów magazynowych i cen między sklepem internetowym a systemem centralnym.
Firmy kurierskie i inne systemy: nadawanie paczek, poczta e-mail, kalendarz, istniejący ERP lub CRM, połączone przez API, webhooki albo zaplanowaną wymianę plików.

Jeśli dany system nie ma publicznego interfejsu, sposób połączenia wybieramy wspólnie podczas analizy wymagań. Więcej o łączeniu systemów i automatyzacji powtarzalnej pracy można przeczytać na stronie Automatyzacja procesów.

Sztuczna inteligencja w oprogramowaniu biznesowym

Duże modele językowe (ChatGPT od OpenAI, Claude od Anthropic, Gemini od Google) są przydatne tam, gdzie dotąd człowiek czytał, przepisywał lub redagował:

Dokumenty: system odczytuje dane z przychodzących faktur, dokumentów dostawy i zamówień, a następnie zapisuje je przygotowane do sprawdzenia.
Poczta e-mail: klasyfikuje przychodzące wiadomości e-mail i przygotowuje projekt odpowiedzi w karcie klienta.
Pytania o dane: system można pytać zwykłym językiem, na przykład: „Na którą z naszych ofert nie przyszła jeszcze odpowiedź?”
Podsumowanie: przed spotkaniem podsumowuje całą historię klienta.

Tam, gdzie pomyłka kosztuje pieniądze, AI proponuje, a zatwierdza człowiek. O podłączaniu modeli i ochronie danych piszemy na stronie Integracja AI.

Przejście z dotychczasowego systemu

Taki projekt rzadko zaczyna się od czystej kartki: firma ma już arkusze kalkulacyjne, stary program albo gotowy system. Kroki przejścia:

Analiza: jakie dane, procesy i połączenia istnieją, co działa dobrze, a co nie.
Mapowanie danych: dokąd trafiają poszczególne stare dane i co trzeba uporządkować (zdublowani klienci, niekompletna kartoteka towarowa).
Migracja próbna: stare dane trafiają do środowiska testowego, gdzie sprawdzają je kluczowi użytkownicy.
Przejście: etapami albo przez krótkie równoległe działanie starego i nowego systemu, aby codzienna praca się nie zatrzymała.
Opieka powdrożeniowa: usuwanie błędów i eksploatacja po uruchomieniu produkcyjnym.

Nie trzeba wymieniać wszystkiego naraz. Często realną drogą jest to, by nowy moduł najpierw stanął obok starego systemu, a oba komunikowały się ze sobą przez interfejs.

Nasze doświadczenie

Obecnie tworzymy duży system ERP i CRM; nie ujawniamy nazwy klienta ani produktu. Z tej pracy wiemy, że w oprogramowaniu biznesowym rzadko najtrudniejsze są ekrany. To model danych, uprawnienia, integracje i przejęcie starych danych decydują o tym, czy pracownicy będą korzystać z systemu, czy obok niego nadal będą prowadzić arkusz kalkulacyjny.

Jak pracujemy?

Bezpłatna pierwsza konsultacja: co system musi umieć, a czego nie.
Analiza wymagań i specyfikacja z kluczowymi użytkownikami.
Pomiar rozmiaru funkcjonalnego tworzonego oprogramowania w punktach funkcyjnych COSMIC (ISO/IEC 19761); na tej podstawie powstają oferta i harmonogram.
Realizacja etapami, z regularnymi prezentacjami.
Przekazanie: kwestie kodu źródłowego i praw do korzystania reguluje umowa.
Eksploatacja i utrzymanie.

Na życzenie zawieramy umowę o zachowaniu poufności (NDA). Szczegóły poszczególnych kroków opisuje strona Jak pracujemy.

Częste pytania

System ERP na zamówienie czy gotowy system?

Jeśli procesy firmy dobrze pasują do gotowego systemu i potrzeba niewielu dostosowań, gotowy produkt jest często szybszą i tańszą drogą. Mówimy to otwarcie. Rozwiązanie na zamówienie opłaca się wtedy, gdy działanie firmy odbiega od logiki oprogramowania pudełkowego, gdy trzeba połączyć wiele systemów albo gdy dostosowanie kosztowałoby już więcej niż własny moduł. Częste jest też rozwiązanie pośrednie: gotowy system pozostaje, a uzupełnia go moduł lub integracja na zamówienie.

Do kogo będzie należał kod źródłowy?

Kwestie kodu źródłowego i praw do korzystania reguluje umowa.

Czy mogą Państwo przejąć nasz dotychczasowy system?

Po analizie, tam gdzie jest to wykonalne, tak, i to na dwa sposoby: przenosimy dane dotychczasowego systemu do nowego albo przejmujemy dalszy rozwój i eksploatację systemu stworzonego na zamówienie. Do tego drugiego potrzebujemy kodu źródłowego i dostępów; po analizie stanu kodu i danych szczerze powiemy, która droga jest realna.

Od czego zależy cena?

Od rozmiaru funkcjonalnego tworzonego oprogramowania, który mierzymy w punktach funkcyjnych COSMIC (norma ISO/IEC 19761). Metoda zlicza przemieszczenia danych, czyli wejście, wyjście, odczyt i zapis (Entry, Exit, Read, Write), dlatego jest niezależna od technologii i od zespołu. Na podstawie tego rozmiaru wyznaczamy ofertę i harmonogram; znaczenie mają też integracje, wymagania niefunkcjonalne (wydajność, bezpieczeństwo, dostępność systemu), projekt graficzny i eksploatacja. Szczegóły: Wycena.

Czy zajmują się Państwo także eksploatacją?

Tak. Po przekazaniu zapewniamy eksploatację i utrzymanie: nadzór nad systemem, usuwanie błędów, aktualizacje i dalszy rozwój. Jeśli chcieliby Państwo porozmawiać z nami o swoim systemie, prosimy do nas napisać, korzystając z danych kontaktowych podanych na stronie Kontakt.