Üzleti szoftverek fejlesztése: ERP, CRM és ügyviteli rendszerek

A Mesterséges Intelligencia Központ Kft. budapesti szoftverfejlesztő cég: egyedi ERP-, CRM- és ügyviteli rendszereket fejlesztünk integrációkkal és mesterséges intelligenciával, és jelenleg is egy nagy ERP- és CRM-rendszeren dolgozunk.

Lényeg: a rendszer a cég saját folyamataira épül, nem fordítva. Bekötjük a NAV Online Számlát, a számlázót, a bankot és a webshopot, és átadás után üzemeltetjük is. A forráskódról és a felhasználási jogokról a szerződés rendelkezik.

Milyen rendszereket fejlesztünk?

Az üzleti szoftver a cég napi működését viszi: mit adott el és kinek, mi van raktáron, ki min dolgozik, mennyi a kintlévőség. Három nagy családja van, a határ köztük sokszor elmosódik:

Rendszer	Mire való	Jellemző részei
ERP (vállalatirányítási rendszer)	a cég erőforrásai egy helyen	készlet, beszerzés, értékesítés, termelés, pénzügy
CRM (ügyfélkapcsolat-kezelő rendszer)	az ügyfelek és az értékesítés követése	ügyféladatlap, ajánlatok, értékesítési folyamat, ügyfélszolgálat
Ügyviteli (back-office) rendszer	az adminisztráció a háttérben	számlázás, szerződések, munkalapok, jóváhagyások

Egyedi rendszernél csak az készül el, amire a cégnek valóban szüksége van, és úgy, ahogyan ott dolgoznak; nem kell a működést egy dobozos termék logikájához igazítani. Hogy ERP-nél és CRM-nél mikor éri meg az egyedi út, az Egyedi ERP vagy testreszabott kész ERP? és a Mikor éri meg egyedi CRM-et fejleszteni? cikkünk részletezi.

Modulok, amelyekből egy ügyviteli rendszer felépül

A leggyakoribb építőelemek, amelyekből a cég igényei szerint állítjuk össze a rendszert:

Készlet és raktár: cikktörzs, raktárhelyek, bevételezés, kiadás, leltár, minimumkészlet-figyelés.
Számlázás és pénzügy: árajánlat, rendelés, díjbekérő, számla, a kintlévőségek és a befizetések követése.
Projektek és munkalapok: feladatok, felelősök, ráfordítások, erőforrás-tervezés.
Ügyfelek és értékesítés: ügyféltörténet, kapcsolattartók, értékesítési tölcsér, ajánlatkövetés, ügyfélszolgálati jegyek.
Jogosultságok: szerepkörök szerinti hozzáférés; naplózva látszik, ki mit és mikor módosított.
Riportok: vezetői kimutatások, irányítópult, exportálás táblázatba.

Integrációk: amit bekötünk

Egy üzleti szoftver akkor igazán hasznos, ha nem sziget. A cég többi rendszerével így kötjük össze:

NAV Online Számla: a számlaadatok beküldése a NAV gépi interfészén, a visszaigazolások feldolgozásával.
Számlázó szolgáltatások: ha a számlázás egy külső számlázóban marad, például a Számlázz.hu-ban vagy a Billingóban, az interfészükön keresztül.
Bankok: a banki kivonatok és tranzakciók beolvasása, a jóváírások párosítása a számlákkal.
Webshopok: a rendelések, a készlet és az árak szinkronizálása a webáruház és a központi rendszer között.
Futárszolgálatok és egyéb rendszerek: csomagfeladás, levelezés, naptár, meglévő ERP vagy CRM (API-n, webhookkal vagy ütemezett fájlcserével).

Ha egy rendszernek nincs nyilvános interfésze, a kapcsolat módját az igényfelméréskor közösen választjuk ki. A rendszerek összekötéséről és az ismétlődő munka gépesítéséről a Folyamatautomatizálás oldalon olvashat bővebben.

Mesterséges intelligencia az üzleti szoftverben

A nagy nyelvi modellek (az OpenAI ChatGPT-je, az Anthropic Claude-ja, a Google Geminije) ott hasznosak, ahol eddig ember olvasott, másolt vagy fogalmazott:

Dokumentumok: a rendszer kiolvassa a bejövő számlák, szállítólevelek és megrendelések adatait, és ellenőrzésre előkészítve rögzíti.
Levelezés: osztályozza a beérkező e-maileket, és válaszvázlatot ír az ügyféladatlapon.
Kérdés az adatokhoz: hétköznapi nyelven lehet kérdezni a rendszertől, például: „Melyik ajánlatunkra nem jött még válasz?”
Összefoglaló: egy tárgyalás előtt összefoglalja az ügyfél teljes történetét.

Ahol a tévedés pénzbe kerül, ott az AI javasol, és ember hagyja jóvá. A modellek bekötéséről és az adatvédelemről az AI-integráció oldalon írunk.

Átállás a meglévő rendszerről

Egy ilyen projekt ritkán indul üres lappal: a cégnek már van táblázata, régi programja vagy kész rendszere. Az átállás lépései:

Felmérés: milyen adatok, folyamatok és kapcsolatok vannak, mi működik jól, és mi nem.
Adatleképezés: melyik régi adat hová kerül, és mit kell rendbe tenni (kettőzött ügyfelek, hiányos cikktörzs).
Próbaköltöztetés: a régi adatok tesztkörnyezetbe kerülnek, ahol a kulcsfelhasználók ellenőrzik őket.
Átállás: szakaszosan, vagy a régi és az új rendszer rövid párhuzamos futtatásával, hogy a napi munka ne álljon meg.
Utókövetés: hibajavítás és üzemeltetés az éles indulás után.

Nem kell mindent egyszerre lecserélni. Sokszor az a járható út, ha az új modul előbb a régi rendszer mellé kerül, és a kettő interfészen keresztül beszélget egymással.

Tapasztalatunk

Jelenleg is egy nagy ERP- és CRM-rendszert fejlesztünk; az ügyfél és a termék nevét nem közöljük. Ebből a munkából tudjuk, hogy egy üzleti szoftverben ritkán a képernyő a nehéz rész. Az adatmodell, a jogosultságok, az integrációk és a régi adatok átvétele dönti el, hogy a munkatársak a rendszert fogják használni, vagy mellette tovább vezetik a táblázatot.

Hogyan dolgozunk?

Díjmentes első egyeztetés: mit kell tudnia a rendszernek, és mit nem.
Igényfelmérés és specifikáció a kulcsfelhasználókkal.
A fejlesztés funkcionális méretének mérése COSMIC funkciópontban (ISO/IEC 19761), ebből születik az ajánlat és az ütemezés.
Fejlesztés szakaszokban, rendszeres bemutatóval.
Átadás: a forráskódról és a felhasználási jogokról a szerződés rendelkezik.
Üzemeltetés és karbantartás.

Kérésre titoktartási szerződést (NDA) kötünk. A lépések részletei a Hogyan dolgozunk oldalon olvashatók.

Gyakori kérdések

Egyedi ERP vagy kész rendszer?

Ha a cég folyamatai jól illeszkednek egy kész rendszerhez, és kevés testreszabás kell, a kész termék gyakran a gyorsabb és olcsóbb út, és ezt meg is mondjuk. Az egyedi fejlesztés akkor éri meg, ha a cég működése eltér a dobozos logikától, sok rendszert kell összekötni, vagy a testreszabás már többe kerülne, mint egy saját modul. Gyakori a köztes megoldás is: a kész rendszer marad, és egyedi modul vagy integráció egészíti ki.

Kié lesz a forráskód?

A forráskódról és a felhasználási jogokról a szerződés rendelkezik.

Át tudják venni a meglévő rendszerünket?

Felmérés után, ahol ez megvalósítható, igen, mégpedig kétféleképpen: a meglévő rendszer adatait átköltöztetjük egy új rendszerbe, vagy átvesszük egy egyedi rendszer továbbfejlesztését és üzemeltetését. Az utóbbihoz a forráskódra és a hozzáférésekre van szükség; a kód és az adatok állapotának felmérése után őszintén megmondjuk, melyik a járható út.

Mitől függ az ár?

A fejlesztés funkcionális méretétől, amelyet COSMIC funkciópontban mérünk (ISO/IEC 19761 szabvány). A módszer az adatmozgásokat számolja, vagyis a bevitelt, a kivitelt, az olvasást és az írást (Entry, Exit, Read, Write), ezért független a technológiától és a csapattól. Ebből a méretből vezetjük le az ajánlatot és az ütemezést; emellett az integrációk, a nem funkcionális követelmények (teljesítmény, biztonság, rendelkezésre állás), a design és az üzemeltetés is számít. Részletek: Árazás.

Üzemeltetik is?

Igen. Átadás után vállaljuk az üzemeltetést és a karbantartást: a rendszer felügyeletét, a hibajavítást, a frissítéseket és a további fejlesztést. Ha a saját rendszeréről beszélne velünk, írjon nekünk a Kapcsolat oldalon megadott elérhetőségeken.