Folyamatautomatizálás és rendszerintegráció
A Mesterséges Intelligencia Központ Kft. budapesti szoftverfejlesztő cég. Összekötjük a cég rendszereit, automatizáljuk az ismétlődő munkát, és mesterséges intelligenciával dolgozzuk fel a dokumentumokat, így minden adatot elég egyszer rögzíteni.
Lényeg: Ami ma kézzel vándorol egyik programból a másikba (rendelés, számla, ügyféladat, riport), azt egy integráció automatikusan átviszi, és szól, ha valami elakad.
Mit automatizálunk?
- Rendszerek összekötése: API-n, webhookon vagy ütemezett szinkronnal kötjük össze például a webshopot, a számlázót, a raktárkezelőt és a CRM-et.
- Ismétlődő adminisztráció: adatrögzítés, státuszfrissítés, jóváhagyás, és az e-mailek meg a táblázatok közötti másolgatás.
- AI-alapú dokumentumfeldolgozás: számlákból, megrendelésekből, szerződésekből és beérkező levelekből nagy nyelvi modellek nyerik ki és sorolják be az adatokat, ahol kell, emberi jóváhagyással.
- Riportok: több forrásból összeálló, ütemezetten frissülő kimutatások azok helyett, amelyeket ma valaki minden hónapban kézzel rak össze.
- Értesítések: ha elfogy egy készlet, közeleg egy határidő vagy hibára fut egy szinkron, a felelős azonnal értesül.
Hogyan épül fel egy automatizálás?
- Felmérés: végigmegyünk a folyamaton, és megnézzük, hol vész el idő, és hol születik hiba.
- Terv: eldöntjük, mely lépés lesz automatikus, hol marad emberi jóváhagyás, és mi történik, ha egy rendszer nem válaszol.
- Fejlesztés és tesztelés: az automatizálást kipróbáljuk, mielőtt élesbe áll.
- Élesítés és felügyelet: naplózással és hibajelzéssel, hogy egy elakadt szinkron ne maradjon észrevétlen.
- Üzemeltetés és karbantartás: az átadás után is, mert a külső rendszerek felülete időnként változik.
No-code eszköz vagy egyedi fejlesztés?
Vannak jó no-code és low-code eszközök, amelyekkel programozás nélkül is összerakható egy folyamat. Hogy melyik illik egy feladathoz, az a folyamat bonyolultságán, az adatmennyiségen és az adatkezelési elvárásokon múlik:
| Megoldás | Erőssége | Mire érdemes figyelni |
|---|---|---|
| n8n | vizuális szerkesztő, saját szerveren is futtatható, kódlépés is írható bele | a saját telepítést valakinek üzemeltetnie kell |
| Make | felhőszolgáltatás, vizuális szerkesztő, sok kész összekötő | az adatok a szolgáltató felhőjén haladnak át |
| Power Automate | szorosan illeszkedik a Microsoft 365-höz, asztali feladatokat is automatizál | a legtöbbet Microsoft-környezetben nyújtja |
| Egyedi fejlesztés | bármilyen logika, nagy adatmennyiség, verziókezelés, automatikus tesztek | nagyobb kezdeti fejlesztést igényel |
Egyszerű, néhány lépéses folyamatra, amelyhez van kész összekötő, egy no-code eszköz gyorsan eredményt ad. Az egyedi fejlesztés ott éri meg, ahol a logika bonyolult, nagy az adatmennyiség, nincs kész összekötő, vagy az adatok nem hagyhatják el a cég saját környezetét. A kettő keverhető is: egy egyedi fejlesztésű szolgáltatást egy no-code folyamat is meghívhat. Az eszközöket és a döntési szempontokat részletesen a Folyamatautomatizálás: no-code eszköz vagy egyedi fejlesztés? cikkünk veti össze.
Mesterséges intelligencia a folyamatban
A szabályalapú automatizálás ott áll meg, ahol szabad szöveg jön: egy levél, egy szerződés, egy panasz. A nagy nyelvi modellek, az OpenAI ChatGPT-je, az Anthropic Claude-ja és a Google Geminije, ezeket is elolvassák: egy beérkező levélből kiolvassák a megrendelés adatait, egy szerződésből a határidőket, egy panaszból a teendőt. Mi ezeket a modelleket kötjük be a meglévő rendszerekbe; a részleteket az AI-integráció oldal írja le. Ha a folyamatok egy saját ERP- vagy CRM-rendszerben futnának össze, lásd az Üzleti szoftverek oldalt.
Gyakori kérdések
Mit érdemes először automatizálni?
Azt a folyamatot, amely gyakran ismétlődik, szabályokkal leírható, és ma kézi másolgatással jár, például a rendelések átvitelét a számlázóba vagy egy havi riport összerakását. Jó jel, ha a hibák többsége elírásból vagy kimaradt lépésből születik. Az első, díjmentes egyeztetésen segítünk kiválasztani, hol a legnagyobb a nyereség.
No-code eszköz vagy egyedi fejlesztés?
Egyszerű folyamatra, kész összekötőkkel egy no-code eszköz (n8n, Make, Power Automate) a gyorsabb út. Bonyolult logikánál, nagy adatmennyiségnél, összekötő nélküli rendszereknél vagy szigorú adatkezelési elvárásnál az egyedi fejlesztés a biztosabb. A fenti táblázat összeveti a lehetőségeket.
Bekötik a meglévő rendszereinket?
Igen, ha az adat valamilyen úton elérhető: API-n, webhookon, adatbázisból, fájlexporttal vagy e-mailben. Bekötjük például:
- a webshopot és a raktárkezelőt;
- a számlázót (például Számlázz.hu, Billingo) és a NAV Online Számla rendszerét;
- a banki kivonatok feldolgozását és a futárszolgálatokat;
- a CRM-et, az ERP-t, valamint a Microsoft 365- vagy Google Workspace-fiókokat.
Ha egy régi rendszernek nincs felülete, megnézzük, milyen úton férhetünk hozzá biztonságosan az adataihoz.
Mi történik, ha egy külső rendszer megváltozik?
A külső szolgáltatások felülete időnként változik, ezért minden integrációba naplózást és hibajelzést építünk. Az átadás után kérésre üzemeltetjük és karbantartjuk az integrációt, így egy változás nem állítja meg észrevétlenül a folyamatot.
Mitől függ az ár?
Attól, hány rendszert kell összekötni és milyen felületen, hány adatmozgás történik a folyamatokban (ezt az ISO/IEC 19761 szerinti COSMIC funkciópontban mérjük), és mennyi hibakezelés és felügyelet kell. A mérés módját az Árazás oldal írja le. Ha leírja néhány mondatban, melyik folyamat viszi el a legtöbb időt, vegye fel velünk a kapcsolatot. Az első egyeztetés díjmentes.