業務プロセス自動化とシステム連携
Mesterséges Intelligencia Központ Kft. は、ブダペストのソフトウェア開発会社です。企業のシステム同士を連携させ、繰り返しの作業を自動化し、人工知能を使って文書を処理します。これにより、どのデータも一度入力するだけで済みます。
要点： 現在は手作業でプログラムからプログラムへと移されているもの（注文、請求書、顧客データ、レポート）を、システム連携が自動的に受け渡し、何かが滞ったときにはお知らせします。
当社が自動化するもの
- システム連携： API、Webhook、または定期的な同期によって、たとえばECサイト、請求書発行ソフト、倉庫管理システム、CRMを連携させます。
- 繰り返しの事務作業： データ入力、ステータスの更新、承認、そしてメールと表計算ファイルの間での書き写し。
- AIを活用した文書処理： 請求書、注文書、契約書、受信メールから、大規模言語モデルがデータを抽出し、分類します。必要な場面では人が承認します。
- レポート： 複数のデータソースからまとめられ、定期的に更新されるレポート。現在は誰かが毎月手作業でまとめている集計表の代わりになります。
- 通知： 在庫が切れたとき、期限が近づいたとき、同期がエラーになったときに、担当者にすぐ通知が届きます。
自動化の組み立て方
- 現状調査： プロセスを一通りたどり、どこで時間が失われ、どこでミスが生じているのかを確認します。
- 計画： どのステップを自動化するのか、どこに人の承認を残すのか、システムが応答しない場合にどうするのかを決めます。
- 開発とテスト： 本番稼働の前に、自動化の仕組みを試験します。
- 本番稼働と監視： 滞った同期が見過ごされないよう、ログ記録とエラー通知を備えます。
- 運用・保守： 外部システムのインターフェースはときどき変わるため、引き渡し後も対応します。
ノーコードツールか、オーダーメイド開発か？
プログラミングなしでプロセスを組み立てられる、優れたノーコード・ローコードツールもあります。どれがその作業に合うかは、プロセスの複雑さ、データ量、データ取り扱いの要件によって決まります：
| 選択肢 | 強み | 注意したい点 |
|---|---|---|
| n8n | ビジュアルエディター、自社サーバーでも運用可能、コードのステップも追加可能 | 自社で導入した場合は、誰かが運用する必要がある |
| Make | クラウドサービス、ビジュアルエディター、既製のコネクターが豊富 | データが提供元のクラウドを経由する |
| Power Automate | Microsoft 365と緊密に連携し、デスクトップ作業も自動化できる | 最も力を発揮するのはMicrosoft環境 |
| オーダーメイド開発 | あらゆるロジック、大量のデータ、バージョン管理、自動テスト | より大きな初期開発が必要 |
既製のコネクターがある、数ステップの単純なプロセスであれば、ノーコードツールですぐに成果が得られます。オーダーメイド開発が見合うのは、ロジックが複雑な場合、データ量が多い場合、既製のコネクターがない場合、あるいはデータを企業の自社環境の外に出せない場合です。両者を組み合わせることもできます。オーダーメイドで開発したサービスを、ノーコードのプロセスから呼び出すことも可能です。ツールと判断基準は、業務プロセス自動化：ノーコードツールか、オーダーメイド開発か？の記事で詳しく比較しています。
プロセスの中の人工知能
ルールベースの自動化は、自由記述のテキスト、つまりメール、契約書、苦情が出てくるところで止まります。大規模言語モデル（OpenAIのChatGPT、AnthropicのClaude、GoogleのGemini）は、こうしたテキストも読み取ります。受信メールからは注文の内容を、契約書からは期限を、苦情からは対応すべきことを読み取ります。当社はこれらのモデルを既存のシステムに組み込みます。詳しくはAI統合のページでご説明しています。プロセスを自社のERPシステムやCRMシステムに集約する場合は、業務ソフトウェアのページをご覧ください。
よくあるご質問
まず何を自動化するとよいですか？
頻繁に繰り返され、ルールで記述でき、現在は手作業での書き写しを伴うプロセスです。たとえば、注文を請求書発行ソフトへ移す作業や、毎月のレポートの作成です。ミスの多くが入力ミスや手順の抜け漏れから生じているなら、それはよい兆候です。無料の初回のご相談で、どこで最も大きな効果が得られるのかを選ぶお手伝いをします。
ノーコードツールか、オーダーメイド開発か？
既製のコネクターがある単純なプロセスなら、ノーコードツール（n8n、Make、Power Automate）のほうが早道です。ロジックが複雑な場合、データ量が多い場合、コネクターのないシステムの場合、あるいはデータ取り扱いの要件が厳しい場合は、オーダーメイド開発のほうが確実です。上の表で選択肢を比較しています。
既存のシステムと連携してもらえますか？
はい。API、Webhook、データベース、ファイルのエクスポート、メールのいずれかの方法でデータにアクセスできれば可能です。たとえば、次のようなシステムと連携できます：
- ECサイトと倉庫管理システム
- 請求書発行ソフト（たとえばSzámlázz.hu、Billingo）と、NAV Online Számlaシステム
- 銀行の取引明細の処理と配送業者
- CRM、ERP、そしてMicrosoft 365またはGoogle Workspaceのアカウント
古いシステムにインターフェースがない場合は、そのデータに安全にアクセスできる方法を検討します。
外部システムが変更された場合はどうなりますか？
外部サービスのインターフェースはときどき変わるため、すべての連携にログ記録とエラー通知を組み込みます。引き渡し後は、ご要望に応じて連携の運用・保守を行いますので、変更によってプロセスが気づかないうちに止まることはありません。
料金は何によって決まりますか？
連携させるシステムの数とそのインターフェースの種類、プロセスで発生するデータ移動の数、そして必要なエラー処理と監視の量によって決まります。データ移動はCOSMICファンクションポイント（ISO/IEC 19761）で測定します。測定方法は料金の考え方のページでご説明しています。どのプロセスに最も時間がかかっているのかを数行でお書きいただけましたら、ぜひご連絡ください。初回のご相談は無料です。