Automatización de procesos e integración de sistemas
Mesterséges Intelligencia Központ Kft. es una empresa de desarrollo de software con sede en Budapest (Hungría). Conectamos los sistemas de la empresa, automatizamos el trabajo repetitivo y procesamos los documentos con inteligencia artificial, de modo que cada dato solo hay que registrarlo una vez.
En resumen: lo que hoy pasa a mano de un programa a otro (pedidos, facturas, datos de clientes, informes) una integración lo traslada automáticamente, y avisa cuando algo se atasca.
¿Qué automatizamos?
- Conexión de sistemas: mediante API, webhooks o sincronización programada conectamos, por ejemplo, la tienda online, el programa de facturación, el sistema de gestión de almacén y el CRM.
- Tareas administrativas repetitivas: introducción de datos, actualización de estados, aprobaciones, y el copiar y pegar entre correos electrónicos y hojas de cálculo.
- Procesamiento de documentos basado en IA: los grandes modelos de lenguaje extraen y clasifican los datos de facturas, pedidos, contratos y correos entrantes, con aprobación humana donde haga falta.
- Informes: informes que reúnen varias fuentes y se actualizan de forma programada, en lugar de los que hoy alguien elabora a mano cada mes.
- Notificaciones: si se agotan las existencias de un artículo, se acerca un plazo o falla una sincronización, el responsable recibe un aviso de inmediato.
¿Cómo se construye una automatización?
- Evaluación: recorremos el proceso y vemos dónde se pierde tiempo y dónde se producen errores.
- Plan: decidimos qué pasos serán automáticos, dónde se mantiene la aprobación humana y qué ocurre si un sistema no responde.
- Desarrollo y pruebas: probamos la automatización antes de ponerla en producción.
- Puesta en marcha y supervisión: con registro y alertas de errores, para que una sincronización atascada no pase desapercibida.
- Operación y mantenimiento: también después de la entrega, porque las interfaces de los sistemas externos cambian de vez en cuando.
¿Herramienta no-code o desarrollo a medida?
Existen buenas herramientas no-code y low-code con las que se puede montar un proceso sin programar. Cuál encaja en una tarea depende de la complejidad del proceso, del volumen de datos y de los requisitos de tratamiento de datos:
| Solución | Punto fuerte | A qué conviene prestar atención |
|---|---|---|
| n8n | editor visual, puede ejecutarse en un servidor propio, admite pasos con código | alguien tiene que operar la instalación propia |
| Make | servicio en la nube, editor visual, muchos conectores listos para usar | los datos pasan por la nube del proveedor |
| Power Automate | se integra estrechamente con Microsoft 365, también automatiza tareas de escritorio | rinde al máximo en un entorno Microsoft |
| Desarrollo a medida | cualquier lógica, grandes volúmenes de datos, control de versiones, pruebas automatizadas | requiere un mayor desarrollo inicial |
Para un proceso sencillo de pocos pasos para el que existe un conector listo, una herramienta no-code da resultados rápidamente. El desarrollo a medida compensa donde la lógica es compleja, el volumen de datos es grande, no hay un conector listo o los datos no pueden salir del entorno propio de la empresa. Ambos pueden combinarse: un flujo no-code también puede llamar a un servicio desarrollado a medida. Nuestro artículo Automatización de procesos: ¿herramienta no-code o desarrollo a medida? compara en detalle las herramientas y los criterios de decisión.
Inteligencia artificial en el proceso
La automatización basada en reglas se detiene donde aparece el texto libre: un correo, un contrato, una reclamación. Los grandes modelos de lenguaje (ChatGPT de OpenAI, Claude de Anthropic y Gemini de Google) también pueden leerlos: extraen de un correo entrante los datos del pedido, de un contrato los plazos, de una reclamación lo que hay que hacer. Nosotros conectamos estos modelos con los sistemas existentes; los detalles se describen en la página Integración de IA. Si los procesos confluyeran en un sistema ERP o CRM propio, consulte la página Software empresarial.
Preguntas frecuentes
¿Qué conviene automatizar primero?
El proceso que se repite a menudo, que puede describirse con reglas y que hoy implica copiar datos a mano; por ejemplo, el traspaso de los pedidos al programa de facturación o la elaboración de un informe mensual. Es buena señal que la mayoría de los errores se deban a erratas o a pasos omitidos. En la primera consulta, que es gratuita, le ayudamos a elegir dónde es mayor el beneficio.
¿Herramienta no-code o desarrollo a medida?
Para un proceso sencillo con conectores listos para usar, una herramienta no-code (n8n, Make, Power Automate) es el camino más rápido. Con una lógica compleja, grandes volúmenes de datos, sistemas sin conectores o requisitos estrictos de tratamiento de datos, el desarrollo a medida es la opción más segura. La tabla anterior compara las posibilidades.
¿Pueden conectar nuestros sistemas existentes?
Sí, si los datos son accesibles de alguna manera: mediante API, webhook, base de datos, exportación de archivos o correo electrónico. Conectamos, por ejemplo:
- la tienda online y el sistema de gestión de almacén;
- el programa de facturación (por ejemplo, Számlázz.hu, Billingo) y el sistema NAV Online Számla de la administración tributaria húngara;
- el procesamiento de los extractos bancarios y las empresas de mensajería;
- el CRM, el ERP y las cuentas de Microsoft 365 o Google Workspace.
Si un sistema antiguo no tiene interfaz, estudiamos de qué forma podemos acceder a sus datos de manera segura.
¿Qué ocurre si cambia un sistema externo?
Las interfaces de los servicios externos cambian de vez en cuando, por eso incorporamos registro y alertas de errores en cada integración. Tras la entrega, si lo solicita, nos encargamos de la operación y el mantenimiento de la integración, de modo que un cambio no detenga el proceso sin que nadie lo note.
¿De qué depende el precio?
De cuántos sistemas hay que conectar y mediante qué interfaz, de cuántos movimientos de datos se producen en los procesos, que medimos en puntos de función COSMIC (ISO/IEC 19761), y de cuánta gestión de errores y supervisión hace falta. El método de medición se describe en la página Precios. Si nos describe en unas frases qué proceso le quita más tiempo, póngase en contacto con nosotros: la primera consulta es gratuita.