Prozessautomatisierung und Systemintegration

Die Mesterséges Intelligencia Központ Kft. ist ein Softwareentwicklungsunternehmen in Budapest. Wir verbinden die Systeme eines Unternehmens, automatisieren wiederkehrende Arbeit und verarbeiten Dokumente mit künstlicher Intelligenz, sodass jede Angabe nur einmal erfasst werden muss.

Das Wichtigste: Was heute von Hand von einem Programm ins andere wandert, etwa Bestellung, Rechnung, Kundendaten oder Bericht, überträgt eine Integration automatisch, und sie meldet sich, wenn etwas hängen bleibt.

Was automatisieren wir?

• Systeme verbinden: Per API, Webhook oder zeitgesteuerter Synchronisierung verbinden wir zum Beispiel den Webshop, das Rechnungsprogramm, die Lagerverwaltung und das CRM.
• Wiederkehrende Verwaltungsarbeit: Datenerfassung, Statusaktualisierung, Freigabe und das Hin- und Herkopieren zwischen E-Mails und Tabellen.
• KI-gestützte Dokumentenverarbeitung: Aus Rechnungen, Bestellungen, Verträgen und eingehenden E-Mails lesen große Sprachmodelle die Daten aus und ordnen sie zu, wo nötig mit Freigabe durch einen Menschen.
• Berichte: Auswertungen aus mehreren Quellen, die sich zeitgesteuert aktualisieren, statt solcher, die heute jemand jeden Monat von Hand zusammenstellt.
• Benachrichtigungen: Wenn ein Bestand zur Neige geht, eine Frist naht oder eine Synchronisierung auf einen Fehler läuft, wird die verantwortliche Person sofort benachrichtigt.

Wie ist eine Automatisierung aufgebaut?

1. Bestandsaufnahme: Wir gehen den Ablauf durch und sehen uns an, wo Zeit verloren geht und wo Fehler entstehen.
2. Plan: Wir entscheiden, welcher Schritt automatisch wird, wo die Freigabe durch einen Menschen bleibt und was passiert, wenn ein System nicht antwortet.
3. Entwicklung und Test: Wir probieren die Automatisierung aus, bevor sie live geht.
4. Livegang und Überwachung: mit Protokollierung und Fehlermeldungen, damit eine hängende Synchronisierung nicht unbemerkt bleibt.
5. Betrieb und Wartung: auch nach der Übergabe, weil sich die Schnittstellen externer Systeme von Zeit zu Zeit ändern.

No-Code-Tool oder individuelle Entwicklung?

Es gibt gute No-Code- und Low-Code-Tools, mit denen sich ein Ablauf auch ohne Programmierung zusammenstellen lässt. Welches zu einer Aufgabe passt, hängt von der Komplexität des Ablaufs, der Datenmenge und den Anforderungen an die Datenverarbeitung ab:

Lösung	Stärke	Worauf zu achten ist
n8n	visueller Editor, auch auf eigenem Server betreibbar, auch Code-Schritte lassen sich einbauen	die eigene Installation muss jemand betreiben
Make	Cloud-Dienst, visueller Editor, viele fertige Konnektoren	die Daten laufen durch die Cloud des Anbieters
Power Automate	eng in Microsoft 365 eingebunden, automatisiert auch Desktop-Aufgaben	bringt am meisten in einer Microsoft-Umgebung
Individuelle Entwicklung	beliebige Logik, große Datenmengen, Versionsverwaltung, automatisierte Tests	erfordert mehr Entwicklung am Anfang

Für einen einfachen Ablauf mit wenigen Schritten, für den es einen fertigen Konnektor gibt, liefert ein No-Code-Tool schnell ein Ergebnis. Eine individuelle Entwicklung lohnt sich dort, wo die Logik kompliziert ist, die Datenmenge groß ist, es keinen fertigen Konnektor gibt oder die Daten die eigene Umgebung des Unternehmens nicht verlassen dürfen. Beides lässt sich auch kombinieren: Ein individuell entwickelter Dienst kann auch von einem No-Code-Ablauf aufgerufen werden. Die Tools und die Entscheidungskriterien vergleicht unser Artikel Prozessautomatisierung: No-Code-Tool oder individuelle Entwicklung? ausführlich.

Künstliche Intelligenz im Ablauf

Regelbasierte Automatisierung stößt dort an ihre Grenze, wo freier Text kommt: eine E-Mail, ein Vertrag, eine Beschwerde. Große Sprachmodelle wie ChatGPT von OpenAI, Claude von Anthropic und Gemini von Google lesen auch diese: Aus einer eingehenden E-Mail lesen sie die Bestelldaten heraus, aus einem Vertrag die Fristen, aus einer Beschwerde die nötige Maßnahme. Wir binden diese Modelle in die bestehenden Systeme ein; die Einzelheiten beschreibt die Seite KI-Integration. Sollen die Abläufe in einem eigenen ERP- oder CRM-System zusammenlaufen, siehe die Seite Unternehmenssoftware.

Häufige Fragen

Was sollte man zuerst automatisieren?

Den Ablauf, der sich häufig wiederholt, sich mit Regeln beschreiben lässt und heute mit Kopieren von Hand verbunden ist, zum Beispiel die Übertragung der Bestellungen ins Rechnungsprogramm oder das Zusammenstellen eines Monatsberichts. Ein gutes Zeichen ist, wenn die meisten Fehler aus Tippfehlern oder ausgelassenen Schritten entstehen. Im kostenlosen Erstgespräch helfen wir Ihnen auszuwählen, wo der Gewinn am größten ist.

No-Code-Tool oder individuelle Entwicklung?

Für einen einfachen Ablauf mit fertigen Konnektoren ist ein No-Code-Tool (n8n, Make, Power Automate) der schnellere Weg. Bei komplizierter Logik, großen Datenmengen, Systemen ohne Konnektor oder strengen Anforderungen an die Datenverarbeitung ist die individuelle Entwicklung die sicherere Wahl. Die obige Tabelle vergleicht die Möglichkeiten.

Binden Sie unsere bestehenden Systeme an?

Ja, wenn die Daten auf irgendeinem Weg erreichbar sind: per API, Webhook, aus einer Datenbank, per Dateiexport oder per E-Mail. Wir binden zum Beispiel an:

• den Webshop und die Lagerverwaltung;
• das Rechnungsprogramm (zum Beispiel Számlázz.hu, Billingo) und NAV Online Számla, das Echtzeit-Meldesystem der ungarischen Steuerbehörde für Rechnungen;
• die Verarbeitung von Kontoauszügen und die Kurierdienste;
• das CRM, das ERP sowie Konten bei Microsoft 365 oder Google Workspace.

Hat ein altes System keine Schnittstelle, prüfen wir, auf welchem Weg wir sicher auf seine Daten zugreifen können.

Was passiert, wenn sich ein externes System ändert?

Die Schnittstellen externer Dienste ändern sich von Zeit zu Zeit, deshalb bauen wir in jede Integration Protokollierung und Fehlermeldungen ein. Nach der Übergabe betreiben und warten wir die Integration auf Wunsch, sodass eine Änderung den Ablauf nicht unbemerkt anhält.

Wovon hängt der Preis ab?

Davon, wie viele Systeme über welche Art von Schnittstelle verbunden werden müssen, wie viele Datenbewegungen in den Abläufen stattfinden (das messen wir in COSMIC-Funktionspunkten nach ISO/IEC 19761) und wie viel Fehlerbehandlung und Überwachung nötig ist. Die Art der Messung beschreibt die Seite Preisgestaltung. Beschreiben Sie uns in ein paar Sätzen, welcher Ablauf die meiste Zeit kostet, und nehmen Sie Kontakt mit uns auf; das Erstgespräch ist kostenlos.